#189 Mündliche Prüfung WQ 7 Assistenz und Sekretariat

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00:00:29: Wir reden heute wieder über die mündliche Prüfung.

00:00:33: Und wir reden heute über eine der beliebtesten Wahlqualifikationen neben Personalwirtschaft, das ist Trommelwirbel.

00:00:39: Die WQ-Sieben?

00:00:40: Mal gucken!

00:00:41: Jetzt hören wir auf mit diesen Zahlen ja.

00:00:43: Assistenz und Sekretariat natürlich.

00:00:45: Leute hört auch immer die WQ Zahlen zu schreiben.

00:00:48: Wir wollen den Namen hören.

00:00:50: Genau, Assistenzen sekretariat es ist eine sehr sehr beliebte Wahlqualifikation.

00:00:54: hier werden heute mal so ein bisschen so grob die Inhalte besprechen Und vielleicht auch noch ein paar allgemeine Tipps dazu.

00:01:00: Assistenz und Sekretariat, WQ-Sieben wie du so schön sagst ist aufgeteilt in drei Bereiche.

00:01:05: das ist Sekretariatsführung, das ist Termin Koordination, Korrespondenzbearbeitung und Organisation von Reisen und Veranstaltungen was wirklich so kann man sagen mit der beliebteste

00:01:17: Punkt eigentlich ist.

00:01:17: Das denke ich auch.

00:01:19: Fangen wir vielleicht mal an mit dem Thema Sekretarisführung.

00:01:22: da geht es um das Selbstmanagement zur Optimierung von Büroorganisationen Arbeitsabläufen.

00:01:27: Was ist selbstmanagement?

00:01:28: Selbstmanagement umfasst ja wirklich alles, dass man selber sich manage.

00:01:32: Dass man Zeit-Management besitzt.

00:01:35: Das spielt natürlich auch eine Rolle, dass Man sich selber organisieren kann, selber reflektieren kann.

00:01:40: Man ist ja quasi Assistenz der Geschäftsführung zum Beispiel oder im Sekretariat und das man da quasi auch ja eine gewisse Eigenverantwortung hat und bestimmte Prozesse selber strukturieren kann.

00:01:53: Dann geht es um Kommunikation zwischen den Beteiligten, dass man die unterstützt in ihren Anliegen, Interessen berücksichtigt.

00:02:00: Kommunikations mit dem Beteilligungssituationsgerecht gestalten und natürlich auch das eigene Rollenverständnis entwickeln.

00:02:06: Aber was ist damit gemeint?

00:02:07: Dass du quasi dich dementsprechend verhältst ob du jetzt mit einem Kunden etwas zu tun hast oder mit einem Betriebsleiter Geschäftsführer.

00:02:14: Das heißt, dass du da quasi jeweils deine Rolle verstehst und dich dann noch dementsprechend anpasst.

00:02:20: Kommunicationsstörung vermeiden und Kleinprojekte planen durchführen, kontrollieren und bewerten.

00:02:26: Jasmin, Terminkoordination und Korrespondenzbarheit.

00:02:30: Genau!

00:02:31: Ja hier geht es wie der Name schon sagt mir darum Termine zu koordinieren.

00:02:37: also was machen wir wenn irgendwie im Unternehmen alles durcheinander läuft nur auf irgendwelchen Schmierzetteln irgendwelche Aufträge angenommen werden?

00:02:45: keiner weiß so richtig was die andere tut.

00:02:48: Das heißt, welche Arten von Terminkalender gibt es?

00:02:52: Welche machen Sinn für mich diesen klassischen Wandkalender oder Tischkalender.

00:02:57: Den wir früher hatten eher weniger dann eher so Digitalrichtung Outlook und so weiter.

00:03:02: da gehört natürlich dann auch wobei das gehört auch in die anderen Bereiche dieses ganze Zeitmanagement mit rein ABC-Analyse Pareto Prinzip Eisenhower und Alpenmethode

00:03:14: usw.,

00:03:15: was man hier natürlich noch mit berücksichtigen kann Puffer mit einen Plan und da dann auch eben gucken, okay welche Termine haben jetzt eben besondere Priorität?

00:03:25: Und welche nicht so.

00:03:28: Dann geht es natürlich auch um die Kursbedenz-Bearbeitung.

00:03:33: Gibt es da bei euch, darfst du aus dem Nähkästchen plaudern weil das ist für mich tatsächlich auch mal ganz spannend.

00:03:40: Prüft ihr da irgendwas in die Richtung?

00:03:41: gibt's eine Situation, die dir einfällt?

00:03:45: Ne, hab ich ehrlich gesagt noch nie was zu geprüft.

00:03:47: Ich bin ganz ehrlich das meiste ist im dritten Bereich wo wir jetzt gleich drauf eingehen

00:03:51: werden.

00:03:52: Ja genau.

00:03:53: Klar schon was du eben gesagt hast Thema Zeitmenschwind kommt oft mit rein aber immer so als Zusatzaufgabe.

00:03:57: Das ist nicht komplett eine Prüfung auf nur Zeitmenschwind gemünztes sondern quasi nur ein Teilbereich davon ist.

00:04:04: und ja der größte Teil nun kommen wir jetzt zu ist wirklich das Organisieren von Reisen und Veranstaltungen.

00:04:10: Das kennst Du dir auch selber wahrscheinlich?

00:04:12: Ähm, auch die Reporte handeln größtenteils darum.

00:04:15: Es geht entweder um eine Geschäftsreise, die organisiert werden muss oder um ein Feier Weihnachtsfeier oder was auch immer.

00:04:21: Das heißt dann geht es wirklich wie der Name schon sagt, das geht uns organisieren, dass nachbereitend abrechnen von Reisen.

00:04:27: Ich wurde Reisekostenabbrechnungen steht auch da mit rein und Veranstaltung organisieren begleiten und Nachbereiten natürlicher Unterlagen zusammenstellen auf bereiten.

00:04:36: Das heisst diese ganze Organisation.

00:04:38: ich sage meinen Schülern immer stellt euch vor ihr plant ne Party Was müsst ihr alles berücksichtigen?

00:04:44: Wirklich wie Prüfer wollen sehen, dass hier alles berucksichtigt.

00:04:46: Vom Buffet vom Budget vom Hotel von den verschiedenen Verkehrsmitteln die er benutzt und dass man das einfach durchspielt.

00:04:55: Und das ist ja eigentlich ein schönes Thema oder?

00:04:57: Ich finde es auch so kann man sehr viel mit anfangen weil ich würde sagen jeder von uns hat schon mal eine Party organisiert oder richtig fast jeder und kann sich da sehr gut rein setzen in diese Lage.

00:05:11: Das kann man ja auch im Prinzip immer das gleiche.

00:05:13: Wenn die Prüfer wollen sehen, habt ihr wirklich dann alles gedacht?

00:05:16: und zum Schluss auch die Reflexion was kann man besser machen?

00:05:19: Man kann immer irgendwas besser machen.

00:05:21: Ich plan gerade meine Feier zum viertigsten.

00:05:24: ich werde in vier Wochen vierzig.

00:05:26: Ja so sehe ich aber nicht

00:05:27: aus oder?

00:05:28: Ich sage jetzt nichts falsch.

00:05:30: Und kleinen Kreise jetzt dreißig Leute Aber auch da, ich plan eine Achtziger-Party.

00:05:36: Das heißt die kommen alle verkleidet in den Achtzigermontur.

00:05:39: Aber weißt du warum ich das nicht weiß?

00:05:41: Warum weißt Du das?

00:05:41: Weil ich gar keine Einladung bekomme

00:05:44: oder?

00:05:45: Also es ist... Ich würde gern abbrechen jetzt!

00:05:48: Du wirst gerne abbrechnen mit dir kurz aus.

00:05:50: Ist das

00:05:50: so?!

00:05:51: Ja wie gesagt kleiner Kreis müsste ich dann jetzt erweitern.

00:05:55: Hab' ich ja jetzt hier live vor Ort, dann müsste ich jetzt hier alle

00:05:57: einladen.

00:05:58: Das wäre nicht

00:05:59: schlimm Na gut.

00:06:01: Aber das ist jetzt hier im achtziger Montu, habe ich mir das vorgestellt und ich plane das gerade.

00:06:07: und genau darum mache ich mir halt Gedanken wie es mit dem Catering, wie ist das mit dem Ablauf?

00:06:13: Und da hab' ich mir noch so gedacht, ey, das ist letztendlich ja wie meine persönliche mündliche Prüfung für Assistenz- und Sekretariat.

00:06:19: Ja, stimmt!

00:06:20: Ich hatte ja auch, ich hatte der Reportvariante, dann haben wir schon darüber gesprochen, dann habe ich eine Veranstaltung geplant... Und da bin ich auch immer im Kopf durchgegangen.

00:06:28: Was würde ich jetzt quasi privat machen?

00:06:30: Ja, und ich glaube dann können sich einige dann auch wirklich gut dran langhangeln.

00:06:36: Genauso wie ein Urlaub, auch wenn man vielleicht nicht irgendwo hingeflogen ist oder so was, aber so einen kleinen Trip irgendwohin oder sowas hat wahrscheinlich auch jeder schon mal gemacht, dass man ungefähr überlegt hat und versucht euch da auch wirklich einmal so Auslandsreise zu überlegen.

00:06:51: Was brauche ich da?

00:06:52: Und also, Klassiker ist nach Hongkong fliegen in der Prüfung.

00:06:58: Das kriege ich zumindest immer als Feedback der Azubis wieder.

00:07:02: oder ja wie ist das wenn ich nur nach Hamburg fahre?

00:07:06: Genau

00:07:07: dann auch wieder auch der Aspekt Wenn in der prüfung steht umwelts soll berücksichtigt werden Ökologie dass man da auch auf dem Schirm hat okay abwägen zwischen Ökonomie, also Wirtschaftlichkeit und Umweltschutz.

00:07:20: Dass man das einfach begründen kann.

00:07:21: Welches Verkehrsmittel nutze ich denn?

00:07:24: Nutze ich die Bahn?

00:07:25: Wie ist es heute mit der Bahn gekommen?

00:07:27: für Verspätung in fünf Minuten?

00:07:29: Das geht ja noch,

00:07:31: dass man das auf jeden Fall auf dem Schirm hat.

00:07:33: Und das auch sehr so sagt nicht.

00:07:34: Ich glaube, das ist legitim.

00:07:35: Da kann jeder Prüfer.

00:07:37: Der nickt da nur, dass er sagt, hey, Bahn ist auf jeden fall umweltfreundlich aber ich muss die Verspäthung im Blick haben oder halt entscheide mich fürs Flugzeug.

00:07:45: Umweltschutztechnisch vielleicht nicht die erste Wahl, aber vielleicht aus ökonomischen Gründen oder auch aus Zeitgründen.

00:07:52: Vielleicht die effizientere Wahl und dass man das alles so durchspielt und wirklich dann die Alternativen auch den Prüfer aufzeigen kann und das vor allem begründen

00:08:00: kann.

00:08:00: Ja sehr schön super.

00:08:03: ich glaube da haben wir alles benannt oder?

00:08:05: Ich denke auch falls ihr noch Fragen habt schreibt uns gerne in die Kommentare!

00:08:09: Und bis zum nächsten Mal!

00:08:11: Bis zum nächsten

00:08:11: mal!

00:08:11: Tschüssi!

00:08:13: Das war Azubi Wissen, ein Podcast der Marke Kiel.