#183 Die vergessenen Klassiker der AP1

00:00:03: Atsubi-Wissen.

00:00:06: Talk und Tipps für kaufmännische Auszubildende mit Jasmin B. und Herrn Gerold.

00:00:14: Hallöchen, herzlich willkommen zu einer neuen Folge!

00:00:18: Mit mir wieder unser lieber Herr Gerolt.

00:00:20: Hey Alex.

00:00:21: Hi Jasmin, grüß dich.

00:00:22: Wir haben uns noch nicht abgesprochen.

00:00:24: gerade über welches Thema möchtest du gleich gerne präsentieren?

00:00:30: Anfang nur doch einfach mal.

00:00:33: Also wir sind Gerade wo wir aufnehmen, so ein paar Wochen.

00:00:36: Ich glaube drei Wochen vor der AP-Eins und dachten wir, hey, wir reden nochmal so ein bisschen über ein paar AP-eins Themen.

00:00:43: wie wisst ihr ja Bescheid?

00:00:44: AP EINS besteht aus nicht nur das Excel also alle sagen Excel, Excel, but auch Word Leute!

00:00:51: Auch Word ist relevant.

00:00:52: und deswegen dachten die, hey einen oder drei Themen aus dem World Bereich nehmen wir heute noch mit und zwar die interne Mitteilung, dass Rundschreiben unter Akten vermerkt

00:01:04: Genau.

00:01:04: Und

00:01:05: Ihnen erzählt euch mal was zur internen Mitteilung?

00:01:08: Richtig, wir haben ja vielleicht noch einmal kurz zum Beginn... Wir haben ja die Nyratatei das allerdings nur nochmal jetzt hinweist für also bundeseinheitlich ausgeschlossenes Baden-Württemberg.

00:01:21: Baden Württmberg hat leider andere Prüfungen da ist alles ein bisschen schwierig.

00:01:28: Und die andere Normale bundeseinheitlich, die Nürer Datei und da drinnen ist versteckt der Aktenvermerk.

00:01:33: Die Vorlage Briefe, E-Mail Einladung innerbetriebliche Mitteilungen Protokoll und Rundschreiben und ja so Akten Vermerk in einer betrieblichen Mitteilung und Runden Schreiben kommt eben nicht so häufig vor.

00:01:48: Deswegen übt man das eben auch nicht immer.

00:01:50: Auch im Unternehmen würde ich sagen Ist es sehr selten, ne?

00:01:53: So E-mail und und Brief ist ja so der Klassiker.

00:01:56: Vielleicht können wir gleich nochmal zwei, drei Worte zum Protokoll noch mit einfließen lassen.

00:02:02: Das kommt auch nicht so häufig vor.

00:02:04: aber genau ich würde sagen wir starten mal Wir starten mal mit der interne Mitteilung.

00:02:10: Ihr habt da quasi so eine vorgefertigte Vorlage und die Frage ist natürlich auch bei der internen Mitteilungen an wen geht das eigentlich?

00:02:19: Das ist jetzt wirklich die interne Kommunikation im Unternehmen, wenn wir als Beispiel neue Arbeitszeitenänderung haben oder irgendwo neue Regelungen oder bestimmte Ankündigung haben dann wird sowas eben mit einer internen Mitteilung verschickt.

00:02:36: Worauf man da eben aber achten muss ist, dass diese interne Mitteilung schön übersichtlich ist.

00:02:41: Klar ist, sachlich ist.

00:02:45: Vielleicht gegebenenfalls mit fetten Stichpunkten oder ähnliches.

00:02:48: Ich habe hier keine große Anrede.

00:02:50: ich kann natürlich schreiben liebe Kollegen oder sowas Aber das geht jetzt nicht unbedingt, dass sich eine große Anreder haben muss wie zum Beispiel bei einem Geschäftsbrief Aber eine kurze Begrüßung ist schon möglich.

00:03:04: Genauso wie auch beim Schluss, ja?

00:03:06: Ich muss jetzt bei dem Schluss – das kann ich auch neutral halten!

00:03:10: Ich muss nicht mit freundlichen Grüßen oder sonstiges schreiben.

00:03:13: Kann nicht, muss sich aber nicht… Genau.

00:03:15: Inhaltlich, ich würde sagen ähnlich wie eine E-Mail aufgebaut, einen kurzen Text, kein Roman.

00:03:23: Das zählt für alle Schriftstücke hier in der Prüfung.

00:03:28: Und dann würde ich sagen, dass du mal das Rundschreiben machen.

00:03:32: Ja genau!

00:03:33: Also das Runnschreiben ist quasi der große Bruder der internen Mitteilung.

00:03:38: Steckt ja schon so ein bisschen im Wort drin, dass sie rund schreiben und es nicht an eine Person alleine gerichtet sondern an viele gleichzeitig also typischerweise an alle Mitarbeiter oder in mehrerer Abteilungen.

00:03:51: Das ist ein einheitlicher Text.

00:03:53: Ein Beispiel wäre hier... Ab dem ersten April gelten neue Pausenzeiten für alle Mitarbeiter.

00:03:59: Oder ab dem ersten Mai gelten die neue Reisekostenregelung.

00:04:03: Apropos Reise-Kostenregeln hat sich immer noch nichts geändert, Jasmin!

00:04:06: Nee?

00:04:08: Ganz wichtig hat sich nix verändert.

00:04:10: Viele kommen jetzt mit Pendlerpauschade durcheinander.

00:04:13: Ja ja genau.

00:04:14: Das ist nur am Rande.

00:04:15: und also das Rundschreiben wie gesagt im Gegensatz zur internen Mitteilungen nicht an eine bestimmte Zielgruppe sondern wirklich an ganz viele Personen gerichtet Meistens an alle Mitarbeiter oder mehrere Abteilungen.

00:04:27: Es ist nicht individuell, also es keine persönliche Ansprache notwendig.

00:04:32: Das ist immer eine Info und viele Empfänger.

00:04:36: Und last but not least haben wir noch den sogenannten Aktenvermerk, liebe Jasmin!

00:04:40: Genau, bei dem Aktenvermerk geht es wirklich das Ding quasi so eine Art Gedechnischstütze oder eben auch so eine Beweissicherung für interne Vorgänge.

00:04:50: Wenn ich jetzt zum Beispiel ein wichtiges Telefonat habe oder eine mündliche Absprache oder vielleicht auch ne Beschwerde oder sowas dann kann das in so einen Akten vermehrt rein.

00:04:59: hier ist es wirklich darum dass sich auch wieder kurz und knapp und sachlich halte, dass sich dort ein Datum- und Uhrzeit auch im besten Fall mit Eintrage, Gesprächspartner alle Inhalte welche folgen sind vielleicht daraus gekommen.

00:05:13: Hier ist kein Briefstil sondern wirklich einen Kurztext.

00:05:17: ich habe keine Anrede und auch keinen Schluss.

00:05:20: ja genau der Aufbau ist meistens so was wie ein Betreff datum anlass und dann eben vermerkt durch wer das quasi geschrieben hat

00:05:31: Genau.

00:05:32: Können wir nochmal ganz kurz zusammenfassen, alles übersichtlich auf einen Blick?

00:05:35: Wir haben die interne Mitteilung.

00:05:37: Das heißt es ist eine interne Information oder eine Anweisung.

00:05:40: Adressaten sind einzelne Personen oder halt eine Abteilung.

00:05:44: Es ist kurz, es ist sachlich und es ist kein Aktenersatz.

00:05:47: Dann haben wir das Rundschreiben wie schon erwähnt, dass es eine einheitliche Info an viele Mitarbeiter, an mehrere Abteilungen oder halt an alle Mitarbeiter.

00:05:55: Und es ist die gleiche Info für alle!

00:05:58: Und wir haben den Aktenvermerkt, das ist die Dokumentation eines Sachverhalts.

00:06:02: Das ist keine direkte Wiedergabe und dient einfach der Nachvollziehbarkeit.

00:06:07: Richtig, lass uns gerne noch kurz zwei Sachen ergänzen.

00:06:10: ich sage auch warum.

00:06:12: Ich würde gern das Protokoll einmal mit einnehmen.

00:06:14: es gibt ja die neuen Yura Datei und in den neuen Yure Datei hat sich etwas geändert.

00:06:19: ich habe dazu schon ein Video bei YouTube.

00:06:21: online wird die nächsten Tage noch mehr kommen Und da hat sich unter anderem die Datei-Einkauf geändert.

00:06:27: In dieser Dateienkauf ist eine Liste drinnen von Aufgaben, die priorisiert werden müssen.

00:06:33: Man könnte mal nach der Eisenhower Methode oder nach der ABC-Analyse also Zeitmanagement gesehen und da steht ein Punkt drauf.

00:06:41: Da steht Protokoll der gestrigen Sitzung zu Ende stellen.

00:06:47: Ja, es würde bedeuten und das könnte natürlich sein dass daraus vielleicht ein Protokoll geschrieben werden muss.

00:06:52: Das heißt, dass wir jetzt vielleicht in der Anlage irgendwie ein kurzes Gespräch haben vom Vortrag und daraus einen Protokollen beschreiben sollen.

00:07:02: Da einmal der Hinweis gibt ja auch eine Vorlageprotokoll und es ist wenn dann ein Verlaufspotokoll oder Ergebnis-Protokoll also keine Garantie einfach nur eine Idee und dass du es einfach mal mit aufnimm Da müsst ihr genau lesen, ob der komplette Verlauf dargestellt werden soll oder ob wir das Ergebnis in einem Protokoll darstellen sollen.

00:07:22: Beim Verlauf dokumentieren wir quasi den Ablauf vom ganzen Gespräch und auch Diskussionen oder verschiedene Entscheidungen.

00:07:30: die listen wieder chronologisch auf Und bei dem Ergebnisprotokoll geht es wirklich nur darum.

00:07:36: man kann als Einleife noch mal ganz kurz schreiben was war das Problem dieser Sitzung oder der Grund Und dann eben die Beschlüsse und die Ergebnisse darstellen.

00:07:45: Da müssen wir jetzt auch nicht Namen aufzählen, weil mein Ergebnisprotokoll Herr Müller sagt Frau Meier sagt und Frau Schmidt sagt, sondern da sagt man eben kurz oben, kurz um knapp diese Situation und dann im Beschluss unten okay es wurde entschieden dass Frau Müller die Angebotsvergleiche erstellt oder ähnliches.

00:08:02: Vielleicht noch mal so als kleine Ergänzung.

00:08:06: Ganz gut!

00:08:07: Alle Dokumente müssen ausgedruckt werden und unterschrieben werden.

00:08:10: Nicht vergessen So ist es.

00:08:14: Wir hoffen, euch hätten heute ein bisschen gefreut.

00:08:15: Ihr seid ein bisschen schlauer geworden und wir sehen uns und hören uns beim nächsten Mal.

00:08:19: Macht's gut!

00:08:20: Tschüss!

00:08:22: Das war Azubi Wissen Ein Podcast der Marke Kiel.